Las reuniones, una buena herramienta para tu negocio
Las reuniones, una buena herramienta para tu negocio

Las reuniones empresariales son herramientas muy útiles para fomentar la pertenencia de equipo y aumentar la productividad. Aunque en general lo que pretenden es la optimización de los recursos, algunas veces suponen una inversión en tiempo y en dinero que la empresa nunca llega a rentabilizar.

Para no destinar más recursos de los necesarios a un problema, antes de la realización de la reunión hay que tener definidos los objetivos de la misma:

 

 

Objetivos

Tomar una decisión en grupo: Suelen ser reuniones que pretenden llegar a un consenso entre el equipo. No pretenden resolver un gran problema por lo que deberían ser reuniones de entre 10 y 20 minutos.

Resolución de un problema o conflicto: Deberían reunirse todos los implicados en la situación para buscar la mejor solución de las diferentes alternativas. Suelen ser reuniones no tan encuadradas en el tiempo pero el moderador de la misma debe dinamizarlas para que no se alarguen más de lo necesario.

Reuniones estratégicas: Pueden alargarse hasta varios días teniendo en cuenta la relevancia de las conclusiones. Este tipo de reuniones lo más relevante no es la duración de las mismas, sino el enfoque hacia unas conclusiones muy concretas dado que de ellas derivaran multitud de decisiones posteriores.

Consejos para una reunión efectiva

Estipular los objetivos de la reunión: ¿Es realmente necesaria? ¿Se puede evitar? No hay que caer en el tópico, es viernes toca reunión. Hay veces que una llamada o una cadena de emails puede ser suficiente.

Definir las personas que serán necesarias: ¿Es necesario que asista todo el equipo? Hay veces que con la presencia de los niveles más altos del organigrama es suficiente. Ellos deberían encargarse de la difusión del mensaje resultante a los niveles inferiores interesados.

Concretar el día: Una vez definidos los participantes, es importante estipular la fecha de la reunión con suficiente antelación para que puedan asistir todos los interesados.

Celebración de la reunión: Hay que procurar que no se alargue más de lo necesario y que se focalice en objetivo.

Post-reunión: Es importante redactar un breve resumen de las conclusiones de la reunión para poder valorar posteriormente el cumplimento de las mismas y transmitirlas si es necesario.

 

Las reuniones pueden convertirse en una herramienta diferencial muy útil si se diseñan y celebran bien.

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